Bentuk,hirarki dan pola manajemen koperasi

A.   Bentuk organisasi

Organisasi menurut James D Money adalah kumpulan dua orang atau lebih yang saling bekrja sama secara terkodinir untuk mencapai tujuan.

 bentuk organisasi dapat dibedakan atas :

1.       Organisasi garis dan staf

Dalam organisasi ini ada dua kelompok orang-orang yang berpengaruh dalam menjalankan organisasi itu selain itu merupakan organisasi kelanjutan dari organisai yang paling sederhana, yaitu :

a)       Didalamnya  terdapat tugas pokok organisasi dalam rangka pencapaian tujuan, yang digambarkan dengan garis atau lini.

b)      Orang yang melakukan tugasnya berdasarkan keahlian yang dimilikinya, orang ini berfungsi hanya untuk memberikan saran-saran kepada unit operasional. Orang-orang tersebut disebut staf.

c)      Setiap bagian mengambil dan menjalankan peranannya masing-masing

 Di dalam organisasi garis dan staf :

·         adanya beberapa bagian seperti staff yang menjalankan tugas dan tanggung jawabnya

·         Terdapat spesialisasi yang beraneka ragam yang dipergunakan secara maksimal.

·         Dalam melaksakan pekerjaannya, anggota atau lini dapat menerima pengarahan serta informasi dari staf.

·         Pengarahan yang diberikan staf dapat dijadikan pedoman bagi pelaksana.

·          Staf mempunyai pengaruh yang besar dalam pelaksanaan pekerjaan.

Organisasi ini mempunyai kebaikan, seperti :

·          Adanya pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksanakan tugas pokok dan penunjang.

·         Keputusan yang diambil biasanya telah dipertimbangkan secara matang oleh segenap orang yang terdapat dalam organisasi, termasuk staf.

·         Adanya kemampuan dan bakat yang berbeda-beda dari anggota organisasi memungkinkan dikembangkannya spesialisasi keahlian.

·         Adanya ahli-ahli dalam staf akan menghasilkan mutu pekerjaan yang lebih baik.

·         Disiplin para anggota tinggi karena tugas yang dilaksanakan oleh seseorang sesuai dengan bakat kealian, pendidikan dan pengalamannya..

Sedangkan kekurangan dari organisasi ini adalah :

·         Bagi para pelaksana operasional perbedaan antara perintah dan saran tidak selalu jelas. Maksudnya dalam pelaksana tugas – tugas operasional, orang-orang lini atua garis dihadapkan pada dua macam atasan.yaitu atasan yang terdapat dalam komando yang mempunyai hak memerintah dan pinpinan staf yang meskipun hanya berhak memberikan saran, namun perlu pula ditaati karna sarannya berdasarkan pada keahlian dan wewenang fungsional.

·         Saran serta nasehat dari staf mungkin kurang tepat atau sulit dilaksanakan, karna kurang adanya tanggung jawab terhadap perkerjaan.

·         Pejabat garis cendrung untuk mengabaikan gagasan dari staf sehingga gagasan tersebut dapat tidak berguna.

·         Timbulnya kekacauan bila tugas-tugas tidak dirumuskan dengan jelas.

2.      Organisasi garis

Organisasi garis merupakan bentuk organisasi tertua, dan paling sederhana. Organisasi dengan jumlah karyawan sedikit dan pemiliknya merupakan pimpinan tertinggi didalam perusahaan/organisasi yang mempunyai hubungan langsungdengan bawahannya. Di sini setiap bagian-bagian utama langsung berada dibawah seorang pemimipin serta pemberian wewenang dan tanggung jawab bergerak vertical ke bawah dengan pendelegasian yang tegas, melalui jenjang hirarki yang ada.

Kebaikan-kebaikan organisasi garis :
a. Bentuk organisasi sederhana sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan,
b. Pembagian tugas serta tanggung jawab dan kekuasaan cukup jelas
c. Adanya kesatuan dalam perintah dan pelaksanaan sehingga mempermudah pemeliharaan disiplin dan bertanggung jawab,
d. Pengambilan keputusan dapat dilaksanakan secara cepat karena komunikasi cukup mudah.

Sedangkan kekurangan-kekurangannya adalah :
a. Bentuk organisasi tidak fleksibel,
b. Kemungkinan pemimpin untuk bertindak otokratis besar,
c. Ketergantungan pada seseorang cukup besar sehingga mudah terjadi kekacauan bila seseorang didalam garis organisasi “hilang”.

3. Organisasi fungsional

 Organisai yang di dalamnya berfungsi menjalankan peranannya masing- masing dan terdapat bagian atau depaetemennya masing-msaing seperti personalia dan pemasaran
Organisasi dengan bentuk ini merupakan suatu organisasi yang berdasarkan pembagian tugasnya serta kegiatannya pada spesialisasi yang dimiliki oleh pejabat-pejabatnya. Organisasi ini tidak terlalu menekan hilarki sturtural, tetepai lebih pada sifat dan pungsi yang perlu dijalankan.
Dalam organisasi ini seorang bawahan dapat menerima beberapa instruksi dari beberapa pejabat serta harus mempertanggung jawabkannya pada masing-masing pejabat yang bersangkutan.

Kebaikan-kebaikan dari pungsional organisasi fungsional :
a. Adanya spesialisasi menyebabkan perencanaan tugas dapat dengan baik.
b. Spesialisasi karyawan dapat dilakukan secara maksimal.
c. Koordinasi antara orang-orang dalam satu funsi mudah dilaksanakan atau dijalankan.
d. Pekerjaan mental dapat dipisahkan dari pekerjaan pisik.

Kekurangan – kekurangan organisasi fungsional antara lain adalah sebagai berikut  a. Tanggung jawab yang terbagi-bagi, sehingga jika terjadi satu masalah tidak jelas siapa yang harus bertanggung jawab penuh.
b. Ditinjau dari segi karyawan, terdapat  atasan yang membingungkan,
c. Terjadi saling mementingkan fungsi dan peranan masing-masing menyebabkan koordinasi yang bersifat menyeluruh sukar dijalankan.
d. Pertukaran (mutasi) pekerjaan sukar dilakukan, karna anggota organisasi terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang keahliannya saja, sehingga untuk mengadakan pertukaran jabatan harus dilakukan suatu pendidikan yang intensif terlebih dahulu.

4.      Organisasi komite/panitia

Organisasi ini merupakan organisasi terakhir dan mempunyai beberapa susunan anggota didalamnya pendapat dari sekumpulan orang biasanya akan lebih baik dari pada hasil pemikiran satu orang. Cara yang terbaik untuk menimbulkan kerja sama dari kelompok orang adalah dengan membentuk satu kelompok tetap yang disebut komite.
Komite adalah suatu badan yang terdiri dari sekumpulan orang yang diberi kekuasaan tertentu dan dengan berunding mereka dapat membuat keputusan bersama-sama.
Dengan adanya komite, diharapkan dapat menghilangkan iri hati atau pertentangan diantara anggota kelompok dan dapat dihindari hambatan-hambatan yang timbul akibat adanya perintah perintah yang simpang siur antara pimpinan yang sesingkat :

Komite dapat dibagi atas 4 macam yaitu :
Ø Komite yang mempunyai kekuasaan penuh untuk bertindak (biasanya terdapat pada tingkatan instrusional)
Ø Komite yang tidak mempunyai kekuasaan, tetapi mempunya hak untuk menolak (hak veto).
Ø Komite penasehat.
Ø Komite pendidikan yang merupakan kelompok diskusi.

B.      Hirarki Tanggung Jawab

Dalam rapat anggota tugasnya memilih dan memberhentikan pengawas dan pengurus

1. Pengurus

Pengurus memberi kuasa kepada pengelola untuk mengatur dan mengembangkan usaha dengan efisien dan profesional, hubungannya dengan pengurus bersifat kontrak kerja, Diangkat dan diberhentikan oleh pengurus.
Tugas :
1. Mengelola koperasi dan usahanya
2. Mengajukan rancangan Rencana kerja, Budget dan belanja koperasi
3. Menyelenggarakan rapat anggota
4. Mengajukan laporan keuangan dan pertanggung jawaban
5. Maintenance daftar anggota dan pengurus
Wewenang :
1. Mewakili koperasi didalam dan diluar pengadilan
2. Meningkatkan peran koperasi

      2. Pengawas

Pengawas  atau badan  pemeriksa  adalah  orang-orang   yang diangkat oleh forum rapat anggota untuk mengerjakan tugas pengawasan kepada pengurus.
Tiga hal penting yang diawasi dari pengurus oleh pengawas, yakni:
(a) keorganisasian;
(b) keusahaan;
(c) keuangan.

Tugas  pengawas  dalam  manajemen  koperasi  memiliki posisi strategis, mengingat secara tidak langsung, posisi-nya dapat menjadi pengaman dari ketidakjujuran, ketidaktepatan pengelolaan atau ketidakprofesionalan pengurus. Oleh sebab itu menjadi pengawas harus memiliki  per-syaratan kemampuan (kompentensi), yaitu:
a) kompentensi pribadi;
b) kompentensi profesional.

C.pola manajemen koperasi

         1.   Pengertian manajemen

Dalam hal manajemen menunjukkan kepada proses, maka James A.F Stoner(1986) mengemukakan bahwa manajemen dapat diberi batasan sebagai proses perencanaan perngorganisasian,pengarahan,pengkoordinasian,dan pengendalian,sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Disini,manajemen dilukiskan sebagai 5p. Kelima fungsi manajemen dapat pula ditambahkan dua fungsi lain, yaitu: pengkomunikasian dan pemotivasian. Kedua fungsi ini menopang keberhasilan lima fungsi yang pertama.

2.       Pengertian perangkat organisasi koperasi

Sebagaimana diketahui menurut UU No.12/1967 tentang Pokok-pokok Perkoperasian pasal 19, alat perlengkapan organisasi koperasi terdiri dari rapat anggota,pengurus dan badan pemeriksa. Sedangkan menurut UURI yang baru, yaitu UURI No. 25/1992 tentang Perkoperasian pasal 21 dinyatakan bahwa perangkat organisasi koperasi terdiri dari: rapat anggota,pengurus,dan pengawas.

Jadi, baik menurut UU No.12/1967 maupun UURI No.25/1992, pengelolaan atau manajer tidak dimasukkan dalam perangkat organisasi koperasi. Hal ini,bisa dipahami mengingat adanya unsur demokrasi koperatif yang terkandung dalam koperasi yaitu bahwa kendali dan tanggung jawab dari pengelola koperasi itu berada ditangan para anggotanya,sedangkan manajer bukan anggota koperasi. Tetapi,dengan menunjuk kepada asas manajer bagi keberhasilan usaha, maka wajar jika manajer itu kita masukkan sebagai salah satu fungsi dari pengurus.

3.         Rapat Anggota

Rapat anggota harus merupakan suatu kesempatan bagi pengurus untuk melaporkan kepada para anggota tentang kegiatan-kegiatan selama tahun yang lalu. Bersama-sama dengan anggota menelaah rencana kerja tahun mendatang untuk meningkatkan kemajuan usaha koperasi.

Rapat anggota merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam koperasi. Dalam rapat anggota, para anggota koperasi bebas untuk berbicara, memberikan usul, pandangan dan tanggapan serta saran demi kemajuan usaha koperasi. Ketidakhadiran angggota koperasi di dalam rapat anggota yang diadakan tidak dapat diwakilkan atau dikuasakan kepada orang lain. Jadi, pemungutan suara hanya dilakukan oleh anggota yang hadir.

Menurut UURI No. 25/1992 pasal 23,rapat anggota menetapkan :

1.    Anggaran dasar,

2.    Kebijakan umum dibidang organisasi, manajemen,dan usaha koperasi,

3.    Pemilihan, pengankatan,pemberhentian pengurus dan pengawas,

4.    Rencana kerja, rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi serta pengesahan laporan keuangan,

5.    Pengesahan pertanggungjawaban pengururs dalam pelaksanaan tugasnya,

6.    Pembagian sisa hasil usaha,

7.    Penggabungan,peleburan,pembagian dan pembubaran koperasi

Rapat anggota berhak meminta keterangan dan pertanggungjawaban pengurus dan pengawas mengenai pengelolaan koperasi.

Penyelenggaraan rapat anggota menjadi tugas dari pengurus. Apabila pengurus tidak sanggup mengadakan rapat anggota karena sudah tidak aktif lagi, maka pejabat koperasi berhak mengundang rapat anggota dan memanggil semua anggota koperasi termasuk pengurus itu, terlepas apakah pengurus dapat dihubungi dengan surat undangan atau tidak.

4.         Pengurus

Pengurus merupakan perangkat organisasi koperasi setingkat dibawah rapat anggota. Pengurus mempunyai kewenangan untuk mewakili koperasi sebagi badan hukum.

Pengurus dipilih dari dan oleh anggota koperasi dalam rapat anggota, untuk masa jabatan paling lama 5(lima) tahun. Anggota pengurus yang telah habis masa jabatannya dapat dipilih kembali.

Persyaratan untuk dapat dipilih dan diangkat menjadi pengurus koperasi di tetapkan dengan AD koperasi. Untuk mengangkat anggota pengurus sebaiknya diperhatikan syarat-syarat berikut :

1.         mempunyai sifat jujur dan trampil bekerja

2.         mampu dan cakap untuk mengambil keputusan bagi kepentingan organisasi

3.         mampu bekerja sama dengan anggota pengurus yang lain sebagai sebuah tim kerja dan mendukung keputusan yang diambil dengan musyawarah untuk mufakat/suara terbanyak

4.         tidak memberi keistimewaan khusus bagi diri sendiri, saudara atau kawan-kawannya

5.         tidak memperbincangkan dengan pihak luar persoalan yang sifatnya rahasia dengan pihak luar

6.         mempunyai pikiran yang maju agar dapat membantu mengembangkan koperasi

7.         mempunyai pengetahuan dan pengalaman tentang organisasi koperasi

8.         menyediakan waktu untuk menghadiri rapat pengurus

Mengenai tugas dan wewenang pengurus telah dijelaskan secara rinci dengan ketentuan UURI No.25 Tahun 1992 pasal 30. Dalam pasal 30 ayat 1 dijelaskan tugas pengurus, sebagai berikut :

1.         Mengelola koperasi dan usahanya

2.         Mengajukan ranangan rencana kerja serta rancangan rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi

3.         Menyelenggarakan rapat anggota

4.         Mengajukan laporan keuangan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas

5.         Memelihara daftar buku anggota dan pengurus

Untuk mewujudkan profesionalsme dalam pengelolaaan usaha koperasi, pengurus dapata mengangkat pengelola yang diberi wewenang dan kuasa untuk mengelola usaha. Pengangkatan pengelola oleh pengurus harus mendapat persetujuan dari rapat anggota. Dengan demikian,  pengurus tidak lagi melaksanakan senidri wewenagn dan kuasa yang telah dilimpahkan kepada pengelola dan tugas pengurus beralih menjadi mengawasi pelaksanaan wewenagn dan kuasa yang dilimpahkan.

5.        Pengawas

Pengawas koperasi ini juga merupakan perangkat organisasi koperasi yang dipilih dari dan oleh anggota joperasi dalam rapat anggota. Pengawa bertanggung jawab kepada rapat anggota. Persyaratan untuk dapat dipilih dan diangkat sebagai anggota pengawas ditetapkan dalam anggaran dasar.

Sebagai anggota pengawas, tidak dapat merangkap jabatan sebagai pengurus, sebab kedudukan dan yugas pengawas adalah mengawasi pelaksanaan tugas kepengurusan yang dilakukan oleh pengurus. Apabila terjadi perangkapan jabatan, maka laporan hasil pengawasan yang telah dilakukan diragukan obyektivitasnya.

Peranan pengawasan yang dilakukan pengawas adalah sebagai berikut :

1.         Memberikan bimbingan kepada pengurus, karyawan, kearah keahlian dan ketrampilan

2.         Mencegah pemborosan bahan,waktu, tenaga dan biaya agar tercapai efisiensi perusahaan koperasi

3.         Menilai hasil kerja dengan rencana yang sudah ditetapkan

4.         Mencegah terjadinya penyelewengan

5.         Menjaga tertib administrasi secara menyeluruh

Mengenai tugas dan wewenang pengawa telah diatur dalam pasal 39 UURI/1992. Dalam pasal 39 ayat 1 dijelaskan bahwa tugas pengawas adalah sebgai berikut :

1.         Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan dan pengelolaan koperasi

2.         Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasan

Sedangkan wewenang pengurus sebagaimana pasal 39 ayat 2 dikatakan :

1.      Meneliti catatan yang ada pada koperasi,

2.      Mendapatkan segala keterangan yang di perlukan

Atas hasil pengawasannya, pengawas harus merahasiakan pada pihak ketiga.

6.      Manajer

Istilah manajer untuk koperasi mulai diperkenalkan di Indonesia pada akhir tahun 1970-an. Tetapi sesungguhnya sebelum tahun tersebut,banyak koperasi yang dalam bidang administrasi perkantorannya deiserahkan kepada seorang manajer,yang lebih dikenal dengan istilah administratur.

Koperasi pada dasarnya memerlukan tenaga manajer untuk menjalankan kegiatan usahanya. Peranan manajer dikaitkan dengan volume usaha,modal,,kerja dan fasilitas yang diatur oleh pengurus. Sedangkan untuk koperasi yang besar tentu perlu banyak manajer, tergantung dari luas lingkup kegiatan dan struktur organisasinya.

Manajer dapat diklasifikasikan menurut tingkatannya dalam organisasi atau menurt ruang lingkup kegiatan yang dikelola manajer. Dalam hal yang disebut pertama,terdapat 3 tingkatan manajemen,yaitu sebagai berikut :

1.    Manajemen puncak

2.    Manajemen menengah

3.    Manajemen lini pertama/bawahan

Seorang manajer yang baik harus memiliki kualifikasi sebagai berikut :

1.    Harus cakap dan memiliki technical skill

2.    Memiliki executive skill

3.    Harus kreatif,mampu menciptakan ide,metode atau cara baru dalam pekerjaan

4.    Mempunyai pandangan jauh ke depan

5.    Mempunyai jiwa kepemimpinan (leadership)

Sedangkan tugas dan kewajiban manajer dapat dijabarkan sebagai berikut :

1.    Mempimpin kegiatan usaha yang telah digariskan oleh pengurus

2. Mengangkat/memberhentikan karyawan koperasi atas kuasa dan/atau persetujuan pengurus.

7.         Pendekatan Sistem pada Koperasi

Untuk mengadakan pemisahan yang tegas dntara pengurus,pengawas dan manajer koperasi dibuat pedoman sebagai berikut :

1.    Pengurus adalah pelaksana usaha koperasi yang bertanggung jawab kepada rapat anggota

2.    Pengawas adalah orang yang megadakan pengwasan terhadap kebijaksanaan pengurus dan dapat memberi saran-saran demi kemajuan ekonomi

3.    Manajer adalah orang yang diberi wewenang dan kuasa untuk mengelola, melainkan petugas pelaksana pekerjaan sehari-hari bertanggung jawab kepada pengurus.

Hubungan kerja antara pengurus dan pengawas merupakan hubungan konsultatif secara timbal balik. Hubungan pengawas dan manajer bersifat koordinatif,sehingga pengawa tidak boleh langsung memeriksa tugas-tugas manajer dan karyawan bawahannya,kecuali dengan persetujuan pengurus.

Sumber :

Ali Basar Siregar, ITB

Sitio, Arifin dan Halomoan Tamba. 2001. Koperasi: Teori dan Praktik. Jakarta: Erlangga