Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia

  A. Batasan

Perencanaan adalah inti manajemen karena semua kegiatan organisasi yang bersangkutan didasarkan kepada rencana tersebut. Dengan perencanaan itu memungkinkan para pengambil keputusan untuk menggunakan sumber daya mereka secara berdaya guna dan berhasil guna. Demikian pula perencanaan sumber daya manusia ( human resource planning) adalah inti dari manajemen sumber daya manusia. Karena dengan adanya perencanaan maka kegiatan seleksi, pelatihan dan pengembangan, serta kegiatan – kegiatan lain yang berkaitan dengan sumber daya manusia lebih terarah.

Batasan lain menyebutkan bahwa perencanaan sumber daya manusia adalah merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan – permintaan ( demand) bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang, dan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi – kondisi tersebut. Dan batasan ini sekurang – kurangnya ada empat kegiatan dalam perencanaan sumber daya manusia, yakni :

a.       Persediaan sumber daya manusia pada saat ini

b.      Peramalan (perkiraan) suplai dan permintaan sumber daya manusia

c.       Rencana untuk menambah tenaga kerja yang bermutu

d.      Berbagai prosedur pegawasan  dan evaluasi untuk memberikan umpan balik kepada sistem.

Secara lebih sempit lagi, perencanaan sumber daya manusia berarti mengestimasi secara sistematik permintaan ( kebutuhan ) dan suplai tenaga kerja dari suatu organisasi diwaktu yang akan datang. Perencanaan sumber daya manusia di suatu organisasi adalah sangat penting bukan saja bagi organisasi itu sendiri, tetapi juga bagi tenaga kerja yang bersangkutan dan bagi masyarakat. Keuntungan – keuntungan yang dapat ditarik dari perencanaan sumber daya manusia itu antara lain sebagai berikut:

a.       Mengefektifkan penggunaan sumber daya manusia

b.      Menyesuaikan kegiatan tenaga kerja dengan tujuan organisasi

c.       Membantu program penarikan tenaga dari bursa atau pasar tenaga kerja secara baik

d.      Pengadaan tenaga kerja baru secara ekonomis

e.       Dapat mengkoordinasasikan kegiatan – kegiatan manajemen sumber daya manusia

f.       Mengembangkan sistem manajemen sumber daya manusia

B. Permintaan Sumber Daya Manusia                                                                      

Kebutuhan ( demand ) atau permintaan akan sumber daya manusia oeleh suatu organisasi adalah merupakan ramalan kebutuhan organisasi itu untuk waktu yang akan datang. Ramalan kebutuhan akan sumber daya ini bukan sekadar kuantitas atau jumlah saja tetapi juga menyangkut soal kualitas. Dalam meramalkan kebutuhan sumber daya manusia yang akan datang perlu memperhitungkan  faktor – faktor yang mempengaruhi perkembangan organisasi itu, baik faktor internal maupun factor eksternal. Faktor internal adalah factor dari dalam organisasi itu sendiri, misalnya persediaan tenaga, rencana pengembangan organisasi, dan sebagainya. Sedangkan factor eksternal berasal dari lingkungan diluar organisasi itu.

      Faktor – faktor yang mempengaruhi dan harus diperhitungkan dalam membuat ramalan kebutuhan sumber daya manusia pada waktu yang akan datang antara lain:

a.       Lingkungan eksternal ekonomi

-          Sosial politik dan budaya

-          Hukum dan peraturan – peraturan

-          Perkembangan ilmu dan teknologi

-          Persaingan antar organisasi

b.      Organisasi ( internal )

-          Rencana – rencana pengembangan

-          Anggaran atau pembiayaan – pembiayaan

-          Desain organisasi

-          Perluasan usaha, dan sebagainya

c.       Persediaan karyawan

-          Karyawan yang akan pensiun

-          Pengunduran diri karyawan

-          Kematian dan sebagainya

Peramalan ( forecast) kebutuhan sumber daya manusia secara terinci dapat dibagi menjadi 3, yakni :

a.       Peramalan permintaan sumber daya manusia

Ramalan akan kebutuhan atau permintaan ini sebaiknya dibagi kedalam permintaan jangka panjang dan permintaan jangka pendek. Dalam membuat ramalan permintaan ini perlu mempertimbangkan atau memperhitungkan: rencana strategis organisasi, perkembangan penduduk, perkembangan ekonomi, perkembangan teknologi, serta kecenderungan perubahan – perubahan sosial di masyarakat.

b.      Peramalan persediaan sumber daya manusia,

Dalam membuat ramalan persediaan sumber daya manusia ini perlu memperhitungkan antara lain: persediaan sumber daya manusia yang sudah ada sekarang ini baik jumlah maupun kualifikasinya, tingkat produksi atau efektivitas kerja sumber daya yang sudah ada tersebut, tingkat pergantian tenaga, angka absensi karyawan atau tenaga kerja, dan tingkat rotasi atau perpindahan kerja.

c.       Perlakuan atas sumber daya manusia

Berdasarkan perhitungan atau peramalan kebutuhan disuatu pihak, dan ramalan persediaan sumber daya manusia yang sudah ada saat ini dipihak lain, yaitu perlu tindak lanjut yaitu perlakuan ( tindakan) yang akan diambil. Ramalan perlakuan ini misalnya: pengangkatan pegawai baru, penambahan kemampuan terhadap pegawai yang sudah ada melalui pelatiha, pengurangan pegawai, dan sebagainya.

C. Teknik – teknik peramalan

Untuk meramalkan kebutuhan ( permintaan ) asumber daya manusia dapat menggukana beberapa teknik peramalan yang sudah ada. Pada dasarnya ada 3 kelompok teknik peramalan, yaitu :

a.       Teknik – teknik ramalan ahli, yaitu :

-          Teknik Delphi

-          Survey ahli secara formal

-          Keputusan informasi dan segera

b.      Teknik kecenderungan ( trend), yang terdiri dari :

-          Analisis Statistik

-          Rasio produktivitas

-          Ekstrapolasi

-          Indeksasi

c.       Teknik yang lain

-          Analisis anggaran dan perencanaan

-          Model – model computer

-          Analisis usaha baru

-          Analisis beban kerja

-          Pendekatan normative

 D. Pengadaan ( suplay ) Sumber Daya Manusia

Setelah organisasi melakukan proyeksi kebutuhan sumber daya manusia dalam waktu tertentu, langkah selanjutnya adalah pemenuhan lowongan yang dibutuhkan tersebut. Lowongan atau permintaan ini dapat dipenuhi dari dua sumber, yakni dapat berasal dari karyawan yang ada dalam organisasi itu sendiri yang akan dialihtugaskan atau dipromosikan, atau dari luar organisasi yang bersangkutan. Sumber daya manusia berasal dai luar organisasi pada hakikatnya adalah orang – orang yang belum bekerja dan karyawan dari organisasi lain.

a.       Perkiraan Suplai Internal

Perkiraan Suplai ini mempunyai aspek yang lebih luas lagi dan bukan sekedar memperkirakan jumlah tenaga kerja yang ada, melainkan termasuk tinjauan untuk mengevaluasi kemampuan para karyawan yang sudah ada saat ini.meliputi:

-          Inventarisasi Sumber Daya Manusia

-          Bagan Penempatan ( Replacement Charts)

-          Analisis Markov

b.      Perkiraan suplai eksternal

Analisis suplai eksternal sumber daya manusia ini didasrkan pada informasi, antara lain dai iklan – iklan media massa, publikasi – publikasi, bursa tenaga kerja, lembaga – lembaga pendidikan, pelatihan, dan sebagainya. Dalam rangka untuk memperoleh informasi sumber daya perlu menjalin kerja sama dengan lembaga – lembaga pendidikan yang bermutu.

 E. Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia

Telah diuraikan sebelumnya bahwa sistem perencanaan sumber daya manusia meliputi perkiraan, permintaan dan suplai karyawan atau tenaga disuatu organisasi. Dari uraian itu, secara terinci bahwa kegiatan perencanaan sumber daya manusia terdiri dai 4 kegiatan yang saling berkaitan, yakni:

a.       Inventarisasi Persediaan Sumber Daya Manusia

Yaitu menelaah dan menilai sumber daya manusia yang ada atau tersedia saat ini ( Tentang jumlahnya, kemampuannya, ketrampilannya, dan potensi pengembangannya), serta menganalisis penggunaan sumber daya sekarang ini.

b.      Perkiraan ( peramalan) sumber daya manusia

Melakukan prediksi atau taksiran kebutuhan ( permintaan ) dan penawaran ( suplai) sumber daya manusia di waktu yang akan datang, baik jumlah ( kuantitas), maupun kualitasnya.

c.       Penyusunan rencana sumber daya manusia

Memadukan kebutuhan ( permintaan) dengan penawaran ( suplai) sumber daya manusia, melalui rekuitmen( penarikan), seleksi, pelatihan, penempatan, pemindahan, promosi, dan pengembangan.

d.      Monitoring dan evaluasi

Untuk memberikan umpan balik terhadap penacapaian tujuan sasaran perencanaan sumber daya manusia, perlu disusun rencana monitoring dan evaluasi serta indikator monitoring dan evaluasi tersebut.

Sumber : Soekidjo, Notoatmojo, 2015,Pengembangan Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT. Rineka Cipta